Zapasy w przedsiębiorstwie - definicja i funkcje

Utrzymanie zapasów w przedsiębiorstwie to często warunek konieczny działania firm produkcyjnych, handlowych oraz wielu firm usługowych. W firmach produkcyjnych zapasy materiałów są warunkiem zapewnienia ciągłości produkcji, zapasy produkcji w toku powstają z kolei w trakcie procesów produkcyjnych, a zapasy wyrobów gotowych i towarów w przypadku przedsiębiorstw handlowych zapewniają zaspokajanie potrzeb klientów. Poziom zapasów, podobnie jak ma to miejsce w przypadku należności, zależny jest od sprzedaży, choć należności powstają jako wynik sprzedaży, a zapasy taką sprzedaż poprzedzają, choć są jednym z jej warunków.

Wielkość zapasów powinna być odpowiednio dobrana do przewidywanej sprzedaży. Znaczna liczba firm może realizować sprzedaż tylko w sytuacji, gdy posiada odpowiedni zapas wyrobów gotowych lub towarów. Przykładem mogą tu być tradycyjne firmy handlowe, które wystawiają je w swoich sklepach lub na giełdach. Istnieją jednak także firmy, które w chwili oferowania określonych produktów swoim odbiorcom nie dysponują nimi. Dotyczy to przypadków, w których ma miejsce produkcja na zamówienie lub w przypadku handlu internetowego, choć w tych przypadkach trudno jest uniknąć zapasów, takich jak produkcja w toku w pierwszym przypadku lub towarów w drugim przypadku, nawet jeśli zamówienia są realizowane w ciągu kilku godzin, czy doby.

Utrzymanie zapasów w firmie wiąże się z kosztami, choć wynikają z tego określone korzyści. Dlatego też w praktyce w firmach produkcyjnych i handlowych wyeliminowanie zapasów nie jest ani możliwe, ani korzystne, choć w przypadku przedsiębiorstw usługowych wyeliminowanie zapasów może być wskazane. Niewątpliwie konieczne jest zwiększanie efektywności gospodarowania zapasami, w szczególności, że błędy w zarządzaniu zapasami mogą skutkować spadkiem sprzedaży, zawyżaniem kosztów itp., co z kolei może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla wyników tych przedsiębiorstw.

W ujęciu definicyjnym zapasy to określona ilość produktów, surowców, pieniędzy itp., które zostały zebrane celem przechowania do czasu, gdy będą potrzebne. [źródło: 1] W ujęciu rachunkowym zapasy są aktywami, które:

• są przeznaczone do sprzedaży w toku zwykłej działalności gospodarczej;
• są w trakcie produkcji przeznaczonej na sprzedaż;
• mają postać materiałów lub dostaw surowców zużywanych podczas procesów produkcyjnych lub podczas świadczenia usług.

Zapasy w toku obejmują dobra zakupione i przeznaczone do odsprzedaży, na przykład towary zakupione przez jednostki handlu detalicznego celem ich odsprzedaży lub grunty i inne nieruchomości, które są przeznaczone do odsprzedaży. Do zapasów zaliczane są także wyroby gotowe, wyprodukowane lub te, które są w trakcie wytwarzania ich przez jednostkę gospodarczą, co obejmuje także materiały i surowce oczekujące na wykorzystanie w ramach procesów produkcji. W jednostce gospodarczej, która świadczy usługi, do zapasów zaliczane są wydatki poniesione na realizowanie usług w przypadku których firma nie ujęła odnośnych przychodów.

Podstawową funkcją zapasów jest zagwarantowanie ciągłości produkcji, dzięki czemu zapas jest buforem pomiędzy dostawą, a pojawiającym się zapotrzebowaniem, który pozwala na czasowe i ilościowe niedopasowanie dostaw i zapotrzebowania.

Do najważniejszych funkcji zapasów materiałowych zaliczyć należy:

• ułatwiają planowanie produkcji;
• ograniczają ryzyko wiążące się ze zmianami cen materiałów;
• ograniczają ryzyko braku podaży;
• umożliwiają prowadzenie polityki uzyskiwania rabatu za zakup jednorazowy.

W przypadku zapasów produkcji w toku kluczową funkcją jest to, że gwarantują płynność produkcji przez utworzenie zapasu buforowego produktów przesuwanych z jednego procesu do drugiego.

W odniesieniu do zapasów wyrobów gotowych kluczowymi funkcjami są:

• ograniczają ryzyko braku możliwości sprzedaży w przypadku wystąpienia wahań popytu;
• stabilizują produkcję, ograniczając koszty wynikające ze zmian rodzaju produkowanych dóbr.

Poza podstawową funkcją zapasów opisaną powyżej warto wymienić również:

• kompletację asortymentową;
• stałą gotowość firmy do zaspokajania potrzeb konsumentów;
• sezonowość sprzedaży;
• względy techniczne.

1. "Uniwersalny słownik języka polskiego", Warszawa, 2003, Wydawnictwo Naukowe PWN, str. 845.